Klant betaalt factuur niet: wat kan je als ondernemer doen?

De commerciële aanpak 

Een eerste mogelijkheid is de invordering uitbesteden aan een gespecialiseerd incassobureau of collection agency. Zo'n partij neemt de opvolging van de openstaande factuur van je over. Het doel is in eerste instantie om je klant alsnog vrijwillig te laten betalen, zonder meteen een gerechtelijke procedure te starten. Afhankelijk van het kantoor kan dat gebeuren via professionele aanmaningen, telefonisch contact, onderhandelingen of afspraken rond een afbetalingsplan. 

Het grote voordeel? Je hoeft er als ondernemer zelf geen tijd meer in te steken. Bovendien creëert de tussenkomst van een externe partij een duidelijke breuk met je gewone herinneringsprocedure. Je klant merkt dat het dossier een volgende fase is ingegaan. 

Wanneer kan een incassobureau interessant zijn? 

Deze aanpak kan bijvoorbeeld geschikt zijn wanneer: 

• de factuur niet of nauwelijks wordt betwist; 
• je zelf geen tijd meer wilt verliezen aan de opvolging; 
• je de commerciële relatie indien mogelijk wilt behouden; 
• je eerst via minnelijke invordering een oplossing wil proberen. 

Sommige collection agencies werken met een succesvergoeding of volgens een no cure, no pay-model. Vergelijk vooraf dus goed de voorwaarden en kosten. 

Het belangrijkste nadeel is dat een collection agency zelf geen wettelijke dwangmiddelen heeft. Blijft je klant weigeren om te betalen, dan kan alsnog een juridische procedure nodig zijn.

Meer druk zonder meteen naar de rechtbank te stappen 

Bij een gerechtsdeurwaarder denken veel ondernemers onmiddellijk aan beslaglegging of de uitvoering van een vonnis, maar je kan een gerechtsdeurwaarder ook inschakelen voor een minnelijke invordering, dus voordat er een uitvoerbare titel is. 

De gerechtsdeurwaarder kan je schuldenaar formeel aanmanen om te betalen en het dossier verder opvolgen. Dat heeft vaak een andere impact dan de zoveelste betalingsherinnering vanuit je eigen onderneming. Je maakt duidelijk dat je bereid bent om de invordering verder te zetten wanneer betaling uitblijft. 

Maar kan de gerechtsdeurwaarder dan al beslag leggen? Niet zomaar. Voor gedwongen uitvoering is een uitvoerbare titel nodig. Een minnelijke tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder betekent dus niet automatisch dat hij onmiddellijk een bankrekening kan blokkeren, goederen kan verkopen of uitvoerend beslag kan leggen. Dat onderscheid is belangrijk. 

Wanneer kan deze aanpak interessant zijn? 

Bijvoorbeeld wanneer: 

• je al verschillende keren zelf hebt geprobeerd de betaling te verkrijgen; 
• je vermoedt dat je klant kan betalen, maar de betaling blijft uitstellen; 
• je de druk wilt verhogen; 
• je nog niet onmiddellijk een klassieke procedure voor de rechtbank wilt starten. 

Je stuurt daarmee een veel sterker signaal dan met een gewone betalingsherinnering, zonder noodzakelijk meteen in een klassieke rechtszaak terecht te komen.

Een snellere juridische route voor ondernemingen 

Is je klant zelf een onderneming en wordt je schuldvordering niet betwist? Dan bestaat er in België nog een interessante mogelijkheid: de IOS-proceure, voluit Invordering van Onbetwiste Geldschulden (IOS). 

Deze procedure werd ingevoerd om bepaalde onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen te kunnen invorderen zonder eerst de volledige klassieke gerechtelijke procedure te moeten doorlopen. Dat maakt een belangrijk verschil. Wanneer een zakelijke klant gewoon niet betaalt maar je factuur inhoudelijk niet betwist, hoeft een procedure voor de rechtbank immers niet altijd de meest efficiënte eerste stap te zijn. 

Hoe verloopt een IOS-procedure? 

Vereenvoudigd verloopt het traject als volgt: 

1. Eerst wordt nagegaan of de schuldvordering aan de wettelijke voorwaarden voldoet. 
2. De schuldenaar wordt formeel aangemaand. 
3. Hij krijgt de mogelijkheid om te betalen, betalingsfaciliteiten te vragen of de schuld te betwisten. 
4. Wanneer geen geldige betwisting volgt en aan de voorwaarden is voldaan, kan het traject leiden tot een uitvoerbare titel. 
5. Met die uitvoerbare titel kan vervolgens, indien nodig, tot gedwongen uitvoering worden overgegaan. 

De exacte procedure en voorwaarden laat je best beoordelen door de betrokken juridische professional.  

De IOS-procedure is bovendien geen verplicht traject. Het Hof van Cassatie heeft eerder bevestigd dat de keuze voor een gewone gerechtelijke procedure in plaats van de procedure voor onbetwiste geldschulden op zich geen fout of procesmisbruik vormt. 

Wanneer kan IOS interessant zijn? 

Vooral wanneer: 

• zowel jij als je klant binnen het toepassingsgebied van de procedure vallen; 
• de geldschuld vaststaand en opeisbaar is; 
• je klant de schuld niet betwist; 
• je een uitvoerbare titel wilt verkrijgen zonder een klassieke rechtszaak. 

Zodra er een relevante betwisting ontstaat, is deze vereenvoudigde invorderingsroute niet meer de vanzelfsprekende oplossing.

Wanneer je klant de factuur betwist 

“Ik betaal niet, want ik ben niet tevreden.” “Dat was niet wat we hadden afgesproken.” “Die prestaties zijn volgens mij nooit geleverd.” 

Op dat moment heb je een ander probleem. Je klant betaalt niet én hij betwist de schuld. Dan moet eerst worden uitgemaakt wie juridisch gelijk heeft. 

Een advocaat kan je dossier beoordelen en nagaan hoe sterk je positie is. Daarbij spelen onder andere je overeenkomst, offertes, bestelbonnen, algemene voorwaarden, e-mails en het bewijs van de geleverde prestaties een belangrijke rol.  

Wanneer een minnelijke oplossing niet meer mogelijk blijkt, kan de zaak voor de bevoegde rechtbank worden gebracht. De rechter beoordeelt dan de argumenten en bewijsstukken van beide partijen. Krijg je gelijk en beschik je vervolgens over een uitvoerbaar vonnis, dan kan dat vonnis indien nodig gedwongen worden uitgevoerd. 

Wanneer is de klassieke gerechtelijke weg aangewezen? 

Bijvoorbeeld wanneer: 

• je klant de factuur inhoudelijk betwist; 
• er discussie bestaat over de overeenkomst; 
• er onduidelijkheid bestaat over de geleverde prestaties; 
• het dossier juridisch complex is; 
• eerdere invorderingspogingen niets hebben opgeleverd. 

Een gerechtelijke procedure kan meer tijd en geld kosten dan een minnelijke oplossing. Daarom is het belangrijk om vooraf de kosten, slaagkansen en financiële toestand van je schuldenaar mee in rekening te brengen. Een juridisch gelijk halen is immers één zaak. Je geld effectief ontvangen is nog iets anders.