Hoe herken je een slechte betaler en bepaal je de juiste kredietlimiet?
Een nieuwe prospect klopt aan: interessante onderneming, mooie opdracht, goed gesprek. Je maakt een offerte en de klant zegt ja. Maar vóór je enthousiast begint te leveren, is er nog een belangrijke vraag: heb je de kredietwaardigheid van je klant gecontroleerd en hoeveel krediet wil je deze klant geven? Mag hij voor € 5.000 bestellen en pas later betalen? Voor € 25.000? Geef je hem een hoge kredietlimiet? Of laat je hem beter vooraf betalen?
Veel ondernemingen hanteren voor bijna iedere klant dezelfde betaalvoorwaarden. Dat is eenvoudig, maar niet verstandig. Een klant die al jaren correct betaalt, vormt immers een ander risico dan iemand die je nauwelijks kent of die systematisch te laat betaalt.
Goed credit management begint daarom niet wanneer een factuur vervalt. Het begint wanneer je beslist aan wie je krediet geeft, hoeveel en onder welke voorwaarden.
Stap 1: verdeel je bestaande klanten in A-, B- en C-klanten
Je eigen boekhouding bevat hiervoor waardevolle informatie. Bekijk hoe je klanten de voorbije jaren effectief hebben betaald en verdeel hen in 3 categorieën. Zo krijg je een eerste basis om de kredietwaardigheid van klanten te beoordelen en passende kredietlimieten te bepalen.
A-klanten: goede betalers
Dit zijn klanten die hun betaalafspraken consequent respecteren. Zij krijgen het meeste vertrouwen. Een A-klant kan een hoge kredietlimiet krijgen en bij zeer betrouwbare klanten kan je zelfs beslissen om geen vaste kredietlimiet op te leggen. Dat is logisch: waarom zou je een klant die al jaren correct betaalt op dezelfde manier behandelen als iemand die voortdurend te laat betaalt?
B-klanten: ze betalen, maar te laat
B-klanten betalen uiteindelijk wel, maar regelmatig na de afgesproken vervaldatum. Je hoeft daarom niet noodzakelijk te stoppen met leveren. Wel is het verstandig om je risico te begrenzen.
Stel bijvoorbeeld een kredietlimiet van € 10.000 in. Heeft de klant al € 9.000 aan openstaande facturen en wil hij opnieuw voor € 5.000 bestellen? Dan kan slechts een beperkt deel bijkomend op factuur. Voor het overige vraag je voorafbetaling of moet eerst een bestaande factuur worden betaald. Zo behoud je de klant, maar vermijd je dat zijn betalingsachterstand onbeperkt groeit.
C-klanten: slechte betalers
Bij deze klanten kosten betalingen telkens opnieuw tijd en energie. Herinneringen worden genegeerd, afspraken niet nagekomen en betaaltermijnen structureel overschreden. Waarom zou je hen opnieuw krediet geven?
Voor een C-klant kan de kredietlimiet eenvoudigweg € 0 zijn. Bestellen kan nog steeds, maar enkel met voorafbetaling. Krediet geven is geen recht van je klant. Het is een commerciële beslissing van jouw onderneming.
Stap 2: zoek naar patronen bij je A-, B- en C-klanten
Nu weet je welke klanten goed en slecht betalen. De volgende vraag is interessanter: wat hebben klanten binnen iedere groep gemeen?
Daarvoor kan je verschillende kenmerken analyseren die je helpen om de kredietwaardigheid van een klant in te schatten:
Bedrijfsgrootte
Zijn je A-klanten vooral grotere ondernemingen? Familiale kmo's? Zelfstandigen? Zie je bepaalde types ondernemingen vaker terug bij B- of C-klanten? Bedrijfsgrootte voorspelt op zichzelf geen betaalgedrag, maar binnen je eigen klantenbestand kunnen er wel patronen bestaan.
Financiële informatie
Bij vennootschappen kunnen neergelegde jaarrekeningen nuttige informatie geven. Bekijk bijvoorbeeld omzet en resultaat, eigen vermogen, schulden, evoluties over meerdere jaren of tijdige neerlegging van de jaarrekening. Eén cijfer zegt nooit alles. Het interessante zit opnieuw in de combinatie van kenmerken.
De persoon achter de klant
Niet alles staat in een jaarrekening. Ook het gedrag van de ondernemer of contactpersoon kan relevant zijn. Worden afspraken nagekomen? Verloopt de communicatie professioneel? Is de klant transparant? Hoe reageert hij op je betalingsvoorwaarden? Probeert hij onmiddellijk uitzonderingen te onderhandelen? Ook dit zijn geen bewijzen dat iemand goed of slecht zal betalen. Je gebruikt ze gewoon als onderdeel van een breder risicoprofiel.
Stap 3: gebruik die kennis om nieuwe klanten te kwalificeren
Nu komt de echte meerwaarde. Je weet hoe je bestaande A-, B- en C-klanten eruitzien. Gebruik die kennis om de kredietwaardigheid van een nieuwe prospect te controleren. Voeg tijdens je kennismakingsgesprek niet alleen commerciële vragen toe, maar probeer ook te bepalen of de prospect het meest op je A-, B-, of C-klanten lijkt. Op basis daarvan kan je een passende kredietlimiet bepalen:
Classificatie | Mogelijke kredietvoorwaarden |
A-klant | Hoge kredietlimiet of eventueel geen vaste limiet |
B-klant | Beperkte kredietlimiet, daarboven vooraf betalen |
C-klant | Geen krediet: vooraf betalen |
Te hoog risico | Overwegen om geen klantrelatie te starten |
Stap 4: verzamel informatie vóór het kennismakingsgesprek
Een deel van die analyse kan je al uitvoeren vóór je met de prospect rond de tafel zit. Bij een vennootschap kan je bijvoorbeeld beschikbare bedrijfsinformatie en neergelegde jaarrekeningen bekijken. Zo krijg je vooraf al een eerste beeld van de onderneming en kan je tijdens het gesprek gerichter vragen stellen.
Bij een eenmanszaak is dat moeilijker. Een eenmanszaak publiceert geen jaarrekening zoals een vennootschap dat kan doen. Daarom kan je bepaalde informatie rechtstreeks opvragen. Denk bijvoorbeeld aan:
- omzet;
- winstgevendheid;
- aantal jaren actief;
- omvang van de onderneming;
- verwachte grootte van jullie samenwerking.
Zeker wanneer een nieuwe klant onmiddellijk een groot krediet bij jou vraagt, is het perfect logisch dat je eerst wil weten aan wie je dat krediet geeft. Hoe groter je financiële blootstelling, hoe belangrijker de kwalificatie.
Van buikgevoel naar een onderbouwde beslissing
Je hoeft hiervoor geen ingewikkeld kredietmodel te bouwen. Een eenvoudige scorecard kan al voldoende zijn:
Criterium | Beoordeling |
Financiële draagkracht | Sterk / gemiddeld / zwak |
Bedrijfshistoriek | Stabiel / beperkt / onzeker |
Gedrag tijdens kennismaking | Positief / neutraal / risicosignalen |
Match met bestaande klanten | A / B / C |
Classificatie | A / B / C / geen klant |
Kredietlimiet | Geen limiet / € ... / € 0 |
Het belangrijkste is dat je de beslissing documenteert. Zo geef je een nieuwe klant niet zomaar krediet omdat de verkoper een goed gevoel heeft of omdat er een grote bestelling op tafel ligt. Je bepaalt bewust welk risico je wil nemen en welke kredietlimiet daarbij past.
Laat werkelijk betaalgedrag de classificatie bepalen
Bij een nieuwe klant blijft de eerste classificatie natuurlijk een inschatting. Daarna krijg je veel betere informatie: zijn werkelijke betaalgedrag.
- Een nieuwe B-klant die iedere factuur stipt betaalt, kan na verloop van tijd doorgroeien naar A en een hogere kredietlimiet krijgen.
- Een A-klant die structureel later begint te betalen, kan terugvallen naar B.
- En bij aanhoudende betalingsproblemen kan hij een C-klant worden en voortaan vooraf moeten betalen.
Je systeem evolueert dus voortdurend: classificeren → kredietvoorwaarden bepalen → betaalgedrag opvolgen → classificatie aanpassen.
Hoeveel krediet geef jij vandaag aan je klanten?
Veel ondernemers weten perfect hoeveel omzet ze bij een klant realiseren. Maar hoeveel geld diezelfde klant op elk moment onbetaald mag hebben staan? Daar bestaat vaak geen duidelijke regel voor.
Met de HoFP Collection Power Matrix helpen we ondernemers om klanten te classificeren en kredietlimieten en betaalvoorwaarden af te stemmen op hun werkelijke risicoprofiel. Goede betalers krijgen ruimte, late betalers krijgen duidelijke grenzen en slechte betalers financieren hun bestelling zelf.
Wil je je klantenbestand volgens dezelfde principes analyseren?
Neem contact op met HoFP. Samen bekijken we hoe je kredietwaardigheid van je klanten beoordeelt, passende kredietlimieten bepaalt en krediet geeft zonder onnodig je eigen cashflow op het spel te zetten.